Calcul de l’excédent d’exploitation, élaboration du bilan prévisionnel, les opérations comptables sont multiples et peuvent être difficiles à comprendre pour les non-initiés. C’est la raison pour laquelle il est impératif pour un entrepreneur de bien choisir son expert-comptable et de mettre en place un processus de travail et d’échange efficient avec lui.
Pennylane est une solution pensée pour faciliter la collaboration entre une entreprise et son expert-comptable. Si vous utilisez déjà cet outil pour gérer votre comptabilité et pour travailler avec votre expert-comptable, vous trouverez ci-dessous 5 conseils supplémentaires pour aider votre duo à être encore plus efficace.
Discuter de champs d’intervention de votre expert-comptable
La relation avec son expert-comptable est complète, ainsi avant même de penser à travailler avec lui, il faut avant tout prendre le temps de bien discuter de la mission que votre expert-comptable aura à remplir.
Mettez-vous d’accord sur les rôles de chaque personne pouvant accéder au compte Pennylane de votre entreprise et surtout sur la manière d’organiser votre relation de travail au quotidien. Définissez les horaires durant lesquels vous pourrez converser avec votre expert-comptable, la tâche attribuée à chacun dans la réalisation des opérations comptables, etc.
Configurer correctement votre compte Pennylane
La configuration initiale de votre compte Pennylane est une étape cruciale pour garantir une gestion financière fluide et efficace. Elle pose les bases d’une collaboration optimale avec votre expert-comptable en centralisant toutes vos données comptables et en automatisant les processus répétitifs. Voici les principales étapes pour réussir cette configuration :
Centraliser les données :
- Connectez vos comptes bancaires pour importer automatiquement les transactions.
- Importez vos factures et justificatifs à l’aide de l’OCR.
- Intégrez vos autres outils (facturation, e-commerce, etc.) à Pennylane.
Automatiser les processus :
- Configurez des règles d’imputation automatique pour catégoriser vos transactions.
- Activez les alertes pour gérer les échéances de paiement et déclarations fiscales.
Catégoriser avec précision :
- Personnalisez vos catégories comptables en collaboration avec votre expert-comptable.
- Vérifiez que chaque dépense ou recette est bien attribuée à la bonne catégorie.
Vérifier et tester :
- Révisez l’ensemble des données importées pour détecter des erreurs ou incohérences.
- Testez les règles définies pour assurer leur efficacité.
Organiser des sessions de formation à l’adresse de vos équipes
Bien que Pennylane soit un outil de gestion innovant et ergonomique, sa prise en main n’est pas toujours évidente surtout pour les entreprises qui n’ont jamais utilisé d’outil de gestion comptable dématérialisé. Si vous avez choisi de travailler avec votre expert-comptable en utilisant Pennylane, des sessions de formation pour vos collaborateurs doivent être réalisées pour permettre à ces derniers de maîtriser rapidement l’outil.
Ces formations seront l’occasion pour vos collaborateurs de comprendre le fonctionnement général de l’outil Pennylane, de maîtriser les opérations basiques (révisions, déclaration, paramétrage de dossier, etc.) et surtout d’en apprendre davantage sur les fonctionnalités qui le distinguent d’autres logiciels du même type.
Inciter votre expert-comptable à exploiter les données générées par Pennylane
Pennylane offre la possibilité de générer de nombreuses données qui peuvent être très utiles dans la création d’une stratégie financière. Les données qu’il fournit permettent par exemple de créer un prévisionnel de trésorerie fiable et pertinent puisque les données de base sont exemptes d’erreur.
Pour utiliser le plein potentiel de Pennylane, n’hésitez pas à inciter votre expert-comptable à exploiter les données qu’il offre. Vous pouvez aussi lui demander des reportings réguliers sur l’utilisation de la trésorerie de l’entreprise. Cela vous donnera une idée de la performance globale de votre structure et de la pertinence de la stratégie de gestion des fonds.
Bref, donnez à votre expert-comptable la place qui lui est due, c’est-à-dire, pas seulement un professionnel chargé de compter des chiffres et de les analyser, mais surtout un conseiller éclairé qui n’est pas étranger aux monde des affaires.
Suivez les recommandation de votre cabinet
Bien que Pennylane soit une solution logiciel nouvelle génération qui vous permet d’anticiper des décisions à prendre, ce qui était assez rare avec les outils comptables passés, l’avis d’un professionnel du chiffre ne doit pas être mis de côté.
Votre expert comptable vous accompagne pour vous proposer les meilleures recommandations en fonction de votre entreprise et votre activité. En s’appuyant sur son expérience, sa connaissance sectorielle mais aussi la réalité des chiffres d’autres entreprises.
En combinant les fonctionnalités modernes de Pennylane avec l’expertise d’un expert-comptable, vous pouvez transformer votre gestion financière en un levier stratégique puissant. La réussite de cette collaboration repose sur une configuration rigoureuse de l’outil, une communication fluide avec votre expert-comptable et une exploitation maximale des données générées par Pennylane.
N’oubliez pas que, même avec un outil innovant, l’expert-comptable reste au cœur de la prise de décision grâce à son analyse et son conseil éclairé. Il est là non seulement pour gérer les chiffres, mais aussi pour vous accompagner dans vos choix stratégiques, que ce soit pour anticiper un investissement, optimiser votre trésorerie ou préparer l’avenir de votre entreprise.
En appliquant ces cinq conseils, vous vous assurez non seulement une gestion comptable sans faille, mais aussi une meilleure synergie entre la technologie et l’expertise humaine. Votre entreprise pourra alors se concentrer pleinement sur son développement, avec des bases financières solides et un accompagnement de qualité.
