L'externalisation comptable revient à déléguer la gestion de la comptabilité de son entreprise à un expert-comptable ou à son cabinet, pour se libérer du temps et se concentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant d'une expertise professionnelle et en réduisant les coûts.
Dans un précédent article, nous avons présenté les avantages d’un comptable externalisé, intéressons nous maintenant au procédé qui permet à une entreprise d’externaliser sa comptabilité
Pourquoi externaliser sa comptabilité ?
Le recours à un cabinet d’expertise comptable n’est pas une obligation légale en France. Toutefois, la tenue de sa comptabilité en est une !
Vous pouvez opter pour la gestion de votre comptabilité en recrutant un comptable en interne ou en la réalisant vous-même. Cependant, cela peut parfois constituer un risque : manque de connaissance, manque de temps, non-respect des obligations, des délais…
Afin de réduire les incertitudes et de s’assurer d’un travail fait selon les règles de l’art, l’externalisation comptable est une solution judicieuse.
Les raisons d’un comptable externalisé
Pour rappel, la profession d’expert-comptable est une profession réglementée. Cela signifie que tout le monde ne peut pas proposer des services d'externalisation comptable à une entreprise. Cette réglementation a pour but de protéger les entreprises qui décident d’externaliser leur comptabilité, afin de leur garantir un travail de qualité, fourni par des professionnels compétents.
Aussi, les cabinets d’expertise comptable sont dans l’obligation de souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle qui les couvrira en cas de préjudice pour votre entreprise lié à une erreur dans l'exécution de leur mission.
Les raisons de faire appel à un comptable externalisé sont nombreuses :
- Flexibilité
- Compétences spécialisées
- Se concentrer sur son business
- Réduction des coûts
- etc..
Une solution hybride est possible
Bien que l’externalisation de la comptabilité ne soit pas une obligation légale, mais fortement conseillée, vous pouvez également opter pour une solution alternative, une solution hybride.
Il s’agit de combiner des tâches internes comme par exemple la saisie, avec l’externalisation comptable et la révision notamment.
Idéal lorsque vous avez un DAF interne ou un DAF externe qui collabore déjà avec vous et qui bénéficierait ainsi de données fiables et vérifiées.
Comment mettre en place un comptable externalisé ?
Mettre en place un service comptable externalisé nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que la transition est fluide et que les services comptables sont bien adaptés aux besoins de l'entreprise. Voici les étapes clés pour mettre en place un comptable externalisé :
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Définissez les besoins de votre entreprise
Avant de mettre en place un processus d’externalisation comptable, il est primordial de réaliser un diagnostic interne de ses besoins pour identifier les attentes envers le futur prestataire.
Commencez par vous poser les bonnes questions :
- Quelle est votre type de comptabilité, selon votre régime fiscal ou votre statut juridique : trésorerie, d’engagement… et quels sont vos objectifs ?
- Quels sont vos délais de traitement et quels sont les délais souhaités ?
- Quel est le volume de flux entrants et de flux sortants ?
- Quel suivi effectuez-vous, souhaitez-vous et à quelle fréquence ?
- etc…
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Définissez les tâches à externaliser
Avant de choisir le partenaire avec lequel vous allez pouvoir externaliser votre comptabilité, il convient de définir quelles sont les tâches que vous souhaitez lui confier. S’agit-il d’une externalisation totale de la comptabilité ou alors partielle ? Dans la deuxième hypothèse, vous devez réfléchir aux actions qui incombent au comptable externalisé et celles qui restent à la charge de votre entreprise.
Basez-vous sur les compétences que vous possédez en interne pour vous assurer que vous êtes en mesure d’effectuer certaines tâches.
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Identifiez les critères de choix d’un bon partenaire
La mise en place d’un service de comptabilité externalisée commence par la sélection d’un prestataire. Il est essentiel de bien définir les besoins de l’entreprise, de rechercher des prestataires spécialisés et de demander des propositions détaillées avant de faire un choix.
Lors du choix d’un prestataire, plusieurs critères doivent être pris en compte : les compétences techniques du prestataire, sa réputation sur le marché, et les références qu’il peut fournir. Il est également recommandé de s’assurer que le prestataire comprend bien les spécificités de l’industrie dans laquelle l’entreprise évolue.
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Planifiez la transition de la comptabilité interne à externalisée
La transition de la comptabilité interne à externalisée doit être planifiée avec soin. Cela implique de définir les rôles et responsabilités de chaque partie, de migrer les données comptables de manière sécurisée, et de mettre en place des processus de communication efficaces pour assurer une collaboration fluide.
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Etablissez des modalités de collaboration et des attentes
Il est crucial de définir clairement les modalités de collaboration dès le début. Cela inclut l’établissement des attentes en termes de qualité de service, de délais, et de reporting. Tous ces éléments devront se retrouver dans le contrat, également appelé lettre de mission, que vous allez conclure avec le cabinet.
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Apportez des feedback régulier et ajustements nécessaires
Pour optimiser la collaboration, il est important de donner un feedback régulier au prestataire et de procéder à des ajustements en fonction des résultats obtenus. Cela permet de s’assurer que les services externalisés restent en phase avec les besoins évolutifs de l’entreprise.
Eviter certaines erreurs lors de l’externalisation de la comptabilité
Bien que l’externalisation de la comptabilité compte bons nombres d’avantages, il faut tout de même rester vigilant pour éviter certaines erreurs aux lourdes conséquences.
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Des besoins mal définis
Pour que l’externalisation de votre comptabilité soit une réussite, il est important de bien définir les attentes de votre entreprise envers le cabinet avec lequel vous allez collaborer. Définissez précisément vos besoins, la répartition des tâches, les modalités de suivi, la présentation des éventuels reporting… soyez le plus précis possible dès le début pour éviter toute mauvaise compréhension.
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Privilégiez la connaissance de votre secteur
En comparant les références du cabinet avec lequel vous allez travailler, vous aurez une idée de sa connaissance concernant votre secteur d’activité et vos spécificités. Cela vous sera d’autant plus bénéfique que vous gagnerez tous les deux un temps précieux.
Si vous projetez d’externaliser votre comptabilité, vous avez probablement d’autres questions en attente de réponse. Vous pouvez nous contacter directement pour que nous étudions précisément votre situation afin de vous présenter une offre sur mesure.
